Zeitmanagement – arbeite effizienter mit der Pomodoro-Technik

Die Pomodoro-Technik ist für viele schon ein alter Hut, andere wiederum haben noch gar nichts von ihr gehört. Da ich nun schon seit Jahren auf sie schwöre, möchte ich sie heute vorstellen – und erklären, warum die Technik so genial einfach ist.

Wer ein bisschen Italienisch beherrscht, wundert sich vielleicht, warum ich von Tomaten und Zeitmanagement schreibe. Nun, entwickelt wurde die Technik in den 1980ern von Francesco Cirillo. Die Basis seiner Idee war es in Intervallen abwechselnd zu arbeiten und zu ruhen – Intervalle, die er zunächst mit einer Küchenuhr in Form einer Tomate maß.

Wozu nun aber der ganze Hickhack?

Wir können uns nur eine begrenzte Zeit lang fest auf eine Aufgabe konzentrieren – je länger wir arbeiten, desto unkonzentrierter werden wir, lassen uns ablenken, machen Fehler. Wie lange sich ein Mensch im Schnitt auf eine Sache konzentrieren kann, ist empirisch nicht bewiesen – meist werden Werte zwischen zehn und 20 Minuten in den Raum geworfen. In den letzten Jahren kam vermehrt die Behauptung dazu, dass jüngere Generationen immer kürzer werdende Konzentrationsspannen aufweisen – eine weitere nicht konkret bewiesene Behauptung. Aber wenn man behauptet, dass sich selbst Goldfische mittlerweile länger konzentrieren können als diese verfluchten Millennials, ist das natürlich eine geile Headline, nicht wahr?

Goldfische in allen Ehren, der Vergleich hinkt – und zwar gehörig. Wie lange und wie gut wir uns konzentrieren können, hängt extrem von der Aufgabe ab. Die Umgebung, die psychische Verfassung, Gesundheit, Lebensstil und -situation spielen eine erhebliche Rolle. Ob sich ein Goldfisch um die nächste Steuererklärung, Miete und die Schulnoten des eigenen Kindes sorgen muss, halte ich für zweifelhaft. Wie will man Konzentration überhaupt vergleichbar definieren ohne Gedanken zu lesen? Der Punkt ist, dass Smartphones und Co. uns gehörig ablenken, sie machen uns aber längst nicht zur Dory der Säugetiere.

Der Vergleich hinkt natürlich: Dory von „Findet Nemo“ hat Gedächtnis-, nicht Konzentrationsprobleme. Dass die beiden Felder aber eng zusammenhängen, ist kein Zufall.

Das Problem ist viel mehr die Routine unseres Alltags – das kann von Familienmitgliedern über laute Baustellen bis zu unserem Smartphone-Gebrauch gehen: Unsere Umgebung bietet ständig neue Reize, auf die wir reagieren müssen oder glauben, reagieren zu müssen. Statt also Goldfische zu beneiden, müssen wir selbst Umgebungen schaffen, die konzentriertes Arbeiten zulassen.

Sich Zeitintervalle ungestörten Arbeitens einzuteilen und diese maximal zu blocken, ist ebenso einfach wie genial. Es gibt festgelegte Arbeits- und Pausenzeiten, die nicht zu debattieren sind.

Die Vorteile sind klar:

• kurze Intervalle sind leichter umsetzbar als lange – und weniger abschreckend
• kurze Pausen helfen der Regeneration ohne vollkommen aus dem Thema zu kommen
• genaues Tracking der Produktivität
• repetitives Verhalten fördert das Entwickeln von Gewohnheiten – mit der Zeit findet man seinen Fokus einfacher und schneller
• vordefinierte Ziele machen das Bearbeiten einer Aufgabe einfacher und sind leichter erreichbar
• Reduzierte Ablenkungsquellen

Was also braucht man, um die Pomodoro-Technik anzuwenden?

• einen Plan haben: Was willst du in der definierten Zeit erreichen?
• deinen Timer, egal ob Küchenuhr, Handy-Timer oder App, auf einen definierten Zeitraum stellen. Die Regel sind 25 Minuten, das kannst du aber anpassen
• Bearbeite die definierte Aufgabe in diesem Zeitraum.
• Ist die Zeit abgelaufen, machst du fünf Minuten Pause – danach wiederholt sich die nächste Bearbeitungsphase

Je länger du arbeitest, desto eher wirst du eine längere Pause brauchen. In der Regel heißt es, dass nach vier Bearbeitungsphasen eine Pause von 15 – 30 Minuten angebracht ist. Auch das hängt aber von dir und in welchem Rahmen du am besten arbeitest ab.

Während meines Studiums hatte ich eine bevorzugte App zum Tracken der Pomodoro-Phasen, allerdings sind die meisten Apps recht ähnlich. Theoretisch reicht auch der Standard-Timer deines Handys, ich persönlich bevorzuge aber Apps, die meine Sessions zählen und den Flugmodus während der Bearbeitungsphasen aktivieren.

Wie viele Produktivitätstechniken punktet die Pomodoro-Methode vor allem damit, dass sie nur die Basis legt und flexibel anpassbar ist an die individuellen Bedürfnisse des Anwenders. Wer lieber 15 oder 45 Minuten konzentriert arbeitet, muss sich keine Sorgen machen – der Kern der Technik ist die Arbeit in Intervallen.

Wer die Technik ein paar Mal angewendet hat, lernt eine Menge. Nicht nur tatsächlich an Lernstoff, sondern auch über sich selbst. Was ist deine größte Ablenkungsquelle, was lässt dich immer wieder zum Handy greifen? Diese Ablenkungsquellen sind an sich nichts Böses, allerdings lässt sich durch diese Technik ein kontrollierter Umgang während des Lernens oder Arbeitens erlernen.

Du bist nicht originell

Die Wahrscheinlichkeit, dass du eine nie da gewesene, komplett von allem bisher gewesenen abhängige Idee hast, ist extrem gering. Das Rad kann man nun mal nur so oft neu erfinden. Du bist auch nur so besonders wie die nächstbeste Person.

Und weißt du was? Das ist nicht schlimm. Du bist nicht spezieller als andere – aber auch nicht schlechter.

Die vergangenen Monate hat sich bei mir immer wieder der Gedanke eingeschlichen, dass man, um zufrieden und erfolgreich zu sein, in gewisser Weise ein bisschen dumm sein muss. Nicht gemessen am IQ oder an der Hochschulbildung, sondern in dem Sinne, dass man die Realität stark verzerrt sieht und sich selbst gnadenlos überschätzt. Das ist nicht mein menschenfreundlichster Gedanke gewesen, aber definitiv menschlich – denn in erster Linie wuchs er aus meinem Neid heraus, dass andere einfach selbstüberzeugt Dinge angehen: „Dieses Konzept/diese Idee/dieses Produkt ist so offensichtlich lückenhaft/langweilig/unoriginell/zig Mal da gewesen, wie kann diese Person so fest überzeugt von ihrem Projekt sein und nicht peinlich berührt sein?“
Ich habe auch Ideen und Projekte, die ich vorantreiben will, aber ich weiß, dass sie nicht perfekt sind und arbeite dran, das zu verbessern – also bin ich doch offensichtlich besser. Oder?

Mal abgesehen davon, dass das ein ziemlich selbstzentrierter Gedankengang ist, steckt gerade in dieser Denke das Problem. Originalität wird oft so verstanden, dass man eine Idee aus dem Nichts heraus in die Welt bringt und es nichts Vergleichbares gibt. So einfach ist es aber nun mal nicht – sonst gäbe es heute auch nicht das geliebte Facebook, Twitter, Instagram und Co. Nach AOL, Foren und MySpace wäre da nicht mehr allzu viel herum gekommen. Trotzdem würden wir nicht sagen, dass Facebook, Twitter und Instagram sich allzu sehr ähneln. Sie konkurrieren miteinander, bauen gleiche ähnliche Features ein (*hust*Stories*hust*), aber der Drang sich voneinander abzusetzen und besser zu sein, fördert die Entwicklung im guten wie im schlechten Sinne. Und das lässt sich in vielerlei Hinsicht auch auf andere Bereiche übertragen. Des Pudels Kern und mein Problem war (und ist) letztlich, dass ich mich so im Versuch „originell“ zu sein und in der Perfektion verbissen habe, dass ich mich selbst damit gelähmt habe. Obsessiv über Dingen zu verharren, bringt einen nicht voran – Lösungen für Probleme suchen und umsetzen schon. Und dieses „einfach tun“, sich damit in die Öffentlichkeit zu bringen und verletzlich für Kritik zu machen, erfordert immer wieder Selbstbewusstsein – was so manche nicht ganz extrem selbst-reflektierte Person vielleicht besser kann als (selbst-)kritische Personen, die sich in Analyse nach Analyse verrennen.

Mit diesem Text sollen offensichtliche Nachahmungen und Kopien absolut nicht ermutigt werden, sondern klar machen, dass man niemandem – am wenigsten sich selbst – hilft, wenn man sich im ständigen Vergleich mit anderen selbst Steine in den Weg legt. Denn die Kunst liegt darin sich Orientierungswerte zu suchen und verfügbares Wissen als Grundlage zu nutzen – die jeweiligen Probleme, denen man im Laufe der Umsetzung begegnet, und die verfügbaren Lösungsansätze allein werden das Projekt in eine einzigartige Richtung zu lenken. Denn Originalität bedeutet Echtheit und Eigenständigkeit, nicht „nie da gewesen“. Erst durch konkrete Überlegungen und Handlungen wachsen Projekte und Menschen.

Oder um es mal ganz unoriginell mit den Worten von Nike zu sagen: Just do it.

Hat Nike mit „Just do it“ den generischsten und gleichzeitig absolut brauchbarsten Slogan überhaupt gefunden? Höchstwahrscheinlich.

Hör‘ auf dir selbst im Weg zu stehen

„Ne, ich pack das nicht!“ – „Ich kann mich doch nicht gegen die wehren.“ – „Den Job kriege ich eh nicht.“ – „Dafür bin ich doch viel zu schwach.“

Solche Phrasen hören wir täglich, geben sie oft genug selbst von uns, machen sie zu einer Selbstverständlichkeit, die man einfach so hinnimmt. Ohne zu hinterfragen, woher wir so sicher wissen, dass wir unfähig sind etwas zu unternehmen – und ergeben uns dem Gefühl der Hilflosigkeit. Es ist einfacher das eigene Elend zu akzeptieren statt etwas dagegen zu tun. Zumindest auf einer oberflächlichen Ebene.

Mangelndes Selbstbewusstsein, negative Erfahrungen, Depressionen: Die Gründe, warum wir uns nicht in der Lage sehen, etwas zu unternehmen, sind divers und mannigfach. Was viele Situationen aber gemeinsam haben, ist das eine Person ihre eigene Hilflosigkeit akzeptiert und verinnerlicht hat. Die Theorie dahinter ist einerseits so denkbar simpel und andererseits doch so tiefgreifend, dass es für jeden lohnt, sich damit auseinanderzusetzen.

Die Basis für diese Theorie stammt von Martin E.P. Seligman (Seligman, Martin E.P. Learned Helplessness. In: Annual Review of Medicine. 1972 23:1, 407-412), der an der University of Pennsylvania eine Reihe von Experimenten an Hunden durchführte, die einem schon beim Lesen gehörig Bauchweh bereiten: Mehrere Gruppen von Hunden werden Stromschlägen ausgesetzt, um zu beobachten ob, wie und unter welchen Bedingungen sie den Schmerzen entgehen. Gruppe A, die anfangs Stromschläge erfuhr, gegen die sie sich nicht wehren konnte, unternimmt auch keine weiteren Versuche den Schlägen zu entkommen, auch wenn es durchaus möglich gewesen wäre. Gruppe B, die anfangs ebenfalls Stromschläge erfuhr, sie aber durch bestimmtes Verhalten stoppen konnte, findet schnell Möglichkeiten auch im weiteren Verlauf des Experiments vor den Elektroschocks zu fliehen. Gruppe C, die zuvor keinerlei Stromschläge bekommen hatte, reagiert im Anschluss wie Gruppe A und unternahm keine Versuche zu fliehen. Werden Gruppen A und C jedoch in die richtige Richtung gelenkt (sprichwörtlich: Die Hunde werden an einer Leine in den sicheren Bereich des Raums gezerrt), lernen sie schnell, wie sie sich verhalten müssen, um weiteren Schmerzen zu entgehen.

Ein grausiges Experiment aus den späten 1960ern, das dennoch zu wichtigen Erkenntnissen geführt hat: Befindet sich ein Lebewesen in einer Situation bzw. Notlage, in der es scheinbar keinerlei Kontrolle über Erfahrungen und Ergebnisse hat, wird diese Hilflosigkeit auch in späteren Situationen gefühlt, in denen es durchaus möglich wäre, Kontrolle zu erlangen.

Dieses Konzept lässt sich auf viele Situationen übertragen:
Schüler, die nach gescheiterten Prüfungen der festen Überzeugung sind, sie seien zu „dumm“ für dieses Fach.
Menschen, die in ungesunden Beziehungen bleiben, weil sie denken, dass sie es nicht besser verdient haben und keine bessere Situation finden werden.
Arbeitnehmer, die seit Jahren mit ihrer Arbeitssituation unzufrieden sind, aber nicht auf Jobsuche gehen, weil sie sich nicht als qualifiziert genug sehen oder glauben, dass es woanders ja doch genauso sei.

Die individuellen Umstände sind natürlich immer unterschiedlich, letztlich ist der kleinste gemeinsame Nenner jedoch, dass Personen nicht gelernt haben mit Notsituationen umzugehen – sei es die Erfahrung von Gewalt oder das Scheitern in einer Prüfung. Es fehlt im gewissen Maße das, was in der Forschung zunehmend untersucht wird: Resilienz. Wie wir mit „traumatischen“ Erfahrungen im gröbsten Sinne umgehen und wie erfolgreich wir sie überwinden, hängt von verschiedenen Faktoren wie beispielsweise dem sozialen Umfeld ab.

Zugegeben, bis hier war dieser Beitrag ein ziemlicher Spaßverderber: Negative Einstellungen, misshandelte Hunde und an unserem Elend sind häufig wir selbst schuld. Aber es wird besser. Denn wenn dieser Miesepeter-Beitrag eins hervorstellen soll, dann ist es eins: Wir können etwas ändern. Wir glauben, hilflos zu sein und unsere Situation nicht verbessern zu können. Dabei haben wir es oft genug nicht einmal richtig (!) versucht.

Also, was tun?

• Realistische Ziele setzen
  Über Nacht wird kein Wunder geschehen. Definiere dein Ziel und sei realistisch, wie erreichbar es für Person X ist. Nicht für dich selbst oder die super talentierte Person, die du immer beneidest, sondern irgendeine fiktive Durchschnittsperson.  Dann wird es auch auf dich zutreffen.
• Kampfplan zurecht legen
  Zerlege den Weg zum Erreichen des Ziels in möglichst kleine Einzelteile und plane dir die Etappen so ein, dass du sie auf jeden Fall erreichen kannst.
• Nimm’s nicht persönlich
  Pläne scheitern. Schlechtes Timing, äußere Umstände, unrealistische Ziele. Manchmal klappt es nicht. Und das ist dann kein Teil deiner DNA, der das Scheitern festlegt, oder das Universum, das es auf dich abgesehen hat – es ist passiert und es hätte jedem anderen passieren können.
• Analysiere Fehlversuche
  Wenn etwas schief läuft, untersuche genau, woran es lag. „Ich kann das einfach nicht“, ist weder eine Ursache noch ein legitimer Grund. War zu wenig Zeit eingeplant? Wurdest du immer wieder gestört und unterbrochen? Das sind Ursachen. Und die kann man beheben.
• Entwickele Strategien für Dinge, die du nicht kontrollieren kannst
  Du willst jeden Tag 15 Minuten laufen gehen, aber ausgerechnet dann, wenn du raus willst, fängt es an zu stürmen? Blöd gelaufen, aber das musst dich nicht hindern. Neben der offensichtlichen Wahl des Fitnessstudios gibt es auch genug andere Möglichkeiten Ausdauertraining in den eigenen vier Wänden zu absolvieren.
• Finde Unterstützung
  Nicht jeder hat ein unterstützendes Umfeld in Form von Freunden und Familie, aber Foren oder Seiten, die sich mit deinem Interessengebiet auseinander setzen, gibt es massenhaft. Finde deine Gruppe statt dich zu isolieren.

Trotz allem kann es immer noch daneben gehen. Es ist ein langer Lernprozess den Unterschied zwischen externen, unkontrollierbaren Einflüssen und selbstverursachten Problemen zu finden. Das sollte dich jedoch nicht entmutigen. Auch ein Fehlversuch ist ein Versuch (schließlich hast du die Initiative ergriffen!) und kann dich weiterbringen. Wichtig ist, wie du damit umgehst und dass du dich nicht entmutigen lässt. Jeder darf sich mal in seinem eigenen Elend wälzen, aber eben nicht für immer.

Warte nicht darauf, dass sich etwas ändert – das ist deine Aufgabe.

Also geh‘ los, höre auf dir selbst leid zu tun und mache etwas, um deine Probleme zu lösen. Denn die wenigsten Probleme sind wirklich, komplett, endgültig, überhaupt niemals gar nicht unlösbar. Los, ab mit dir!