Zeitmanagement – arbeite effizienter mit der Pomodoro-Technik

Die Pomodoro-Technik ist für viele schon ein alter Hut, andere wiederum haben noch gar nichts von ihr gehört. Da ich nun schon seit Jahren auf sie schwöre, möchte ich sie heute vorstellen – und erklären, warum die Technik so genial einfach ist.

Wer ein bisschen Italienisch beherrscht, wundert sich vielleicht, warum ich von Tomaten und Zeitmanagement schreibe. Nun, entwickelt wurde die Technik in den 1980ern von Francesco Cirillo. Die Basis seiner Idee war es in Intervallen abwechselnd zu arbeiten und zu ruhen – Intervalle, die er zunächst mit einer Küchenuhr in Form einer Tomate maß.

Wozu nun aber der ganze Hickhack?

Wir können uns nur eine begrenzte Zeit lang fest auf eine Aufgabe konzentrieren – je länger wir arbeiten, desto unkonzentrierter werden wir, lassen uns ablenken, machen Fehler. Wie lange sich ein Mensch im Schnitt auf eine Sache konzentrieren kann, ist empirisch nicht bewiesen – meist werden Werte zwischen zehn und 20 Minuten in den Raum geworfen. In den letzten Jahren kam vermehrt die Behauptung dazu, dass jüngere Generationen immer kürzer werdende Konzentrationsspannen aufweisen – eine weitere nicht konkret bewiesene Behauptung. Aber wenn man behauptet, dass sich selbst Goldfische mittlerweile länger konzentrieren können als diese verfluchten Millennials, ist das natürlich eine geile Headline, nicht wahr?

Goldfische in allen Ehren, der Vergleich hinkt – und zwar gehörig. Wie lange und wie gut wir uns konzentrieren können, hängt extrem von der Aufgabe ab. Die Umgebung, die psychische Verfassung, Gesundheit, Lebensstil und -situation spielen eine erhebliche Rolle. Ob sich ein Goldfisch um die nächste Steuererklärung, Miete und die Schulnoten des eigenen Kindes sorgen muss, halte ich für zweifelhaft. Wie will man Konzentration überhaupt vergleichbar definieren ohne Gedanken zu lesen? Der Punkt ist, dass Smartphones und Co. uns gehörig ablenken, sie machen uns aber längst nicht zur Dory der Säugetiere.

Der Vergleich hinkt natürlich: Dory von „Findet Nemo“ hat Gedächtnis-, nicht Konzentrationsprobleme. Dass die beiden Felder aber eng zusammenhängen, ist kein Zufall.

Das Problem ist viel mehr die Routine unseres Alltags – das kann von Familienmitgliedern über laute Baustellen bis zu unserem Smartphone-Gebrauch gehen: Unsere Umgebung bietet ständig neue Reize, auf die wir reagieren müssen oder glauben, reagieren zu müssen. Statt also Goldfische zu beneiden, müssen wir selbst Umgebungen schaffen, die konzentriertes Arbeiten zulassen.

Sich Zeitintervalle ungestörten Arbeitens einzuteilen und diese maximal zu blocken, ist ebenso einfach wie genial. Es gibt festgelegte Arbeits- und Pausenzeiten, die nicht zu debattieren sind.

Die Vorteile sind klar:

• kurze Intervalle sind leichter umsetzbar als lange – und weniger abschreckend
• kurze Pausen helfen der Regeneration ohne vollkommen aus dem Thema zu kommen
• genaues Tracking der Produktivität
• repetitives Verhalten fördert das Entwickeln von Gewohnheiten – mit der Zeit findet man seinen Fokus einfacher und schneller
• vordefinierte Ziele machen das Bearbeiten einer Aufgabe einfacher und sind leichter erreichbar
• Reduzierte Ablenkungsquellen

Was also braucht man, um die Pomodoro-Technik anzuwenden?

• einen Plan haben: Was willst du in der definierten Zeit erreichen?
• deinen Timer, egal ob Küchenuhr, Handy-Timer oder App, auf einen definierten Zeitraum stellen. Die Regel sind 25 Minuten, das kannst du aber anpassen
• Bearbeite die definierte Aufgabe in diesem Zeitraum.
• Ist die Zeit abgelaufen, machst du fünf Minuten Pause – danach wiederholt sich die nächste Bearbeitungsphase

Je länger du arbeitest, desto eher wirst du eine längere Pause brauchen. In der Regel heißt es, dass nach vier Bearbeitungsphasen eine Pause von 15 – 30 Minuten angebracht ist. Auch das hängt aber von dir und in welchem Rahmen du am besten arbeitest ab.

Während meines Studiums hatte ich eine bevorzugte App zum Tracken der Pomodoro-Phasen, allerdings sind die meisten Apps recht ähnlich. Theoretisch reicht auch der Standard-Timer deines Handys, ich persönlich bevorzuge aber Apps, die meine Sessions zählen und den Flugmodus während der Bearbeitungsphasen aktivieren.

Wie viele Produktivitätstechniken punktet die Pomodoro-Methode vor allem damit, dass sie nur die Basis legt und flexibel anpassbar ist an die individuellen Bedürfnisse des Anwenders. Wer lieber 15 oder 45 Minuten konzentriert arbeitet, muss sich keine Sorgen machen – der Kern der Technik ist die Arbeit in Intervallen.

Wer die Technik ein paar Mal angewendet hat, lernt eine Menge. Nicht nur tatsächlich an Lernstoff, sondern auch über sich selbst. Was ist deine größte Ablenkungsquelle, was lässt dich immer wieder zum Handy greifen? Diese Ablenkungsquellen sind an sich nichts Böses, allerdings lässt sich durch diese Technik ein kontrollierter Umgang während des Lernens oder Arbeitens erlernen.

Du bist nicht originell

Die Wahrscheinlichkeit, dass du eine nie da gewesene, komplett von allem bisher gewesenen abhängige Idee hast, ist extrem gering. Das Rad kann man nun mal nur so oft neu erfinden. Du bist auch nur so besonders wie die nächstbeste Person.

Und weißt du was? Das ist nicht schlimm. Du bist nicht spezieller als andere – aber auch nicht schlechter.

Die vergangenen Monate hat sich bei mir immer wieder der Gedanke eingeschlichen, dass man, um zufrieden und erfolgreich zu sein, in gewisser Weise ein bisschen dumm sein muss. Nicht gemessen am IQ oder an der Hochschulbildung, sondern in dem Sinne, dass man die Realität stark verzerrt sieht und sich selbst gnadenlos überschätzt. Das ist nicht mein menschenfreundlichster Gedanke gewesen, aber definitiv menschlich – denn in erster Linie wuchs er aus meinem Neid heraus, dass andere einfach selbstüberzeugt Dinge angehen: „Dieses Konzept/diese Idee/dieses Produkt ist so offensichtlich lückenhaft/langweilig/unoriginell/zig Mal da gewesen, wie kann diese Person so fest überzeugt von ihrem Projekt sein und nicht peinlich berührt sein?“
Ich habe auch Ideen und Projekte, die ich vorantreiben will, aber ich weiß, dass sie nicht perfekt sind und arbeite dran, das zu verbessern – also bin ich doch offensichtlich besser. Oder?

Mal abgesehen davon, dass das ein ziemlich selbstzentrierter Gedankengang ist, steckt gerade in dieser Denke das Problem. Originalität wird oft so verstanden, dass man eine Idee aus dem Nichts heraus in die Welt bringt und es nichts Vergleichbares gibt. So einfach ist es aber nun mal nicht – sonst gäbe es heute auch nicht das geliebte Facebook, Twitter, Instagram und Co. Nach AOL, Foren und MySpace wäre da nicht mehr allzu viel herum gekommen. Trotzdem würden wir nicht sagen, dass Facebook, Twitter und Instagram sich allzu sehr ähneln. Sie konkurrieren miteinander, bauen gleiche ähnliche Features ein (*hust*Stories*hust*), aber der Drang sich voneinander abzusetzen und besser zu sein, fördert die Entwicklung im guten wie im schlechten Sinne. Und das lässt sich in vielerlei Hinsicht auch auf andere Bereiche übertragen. Des Pudels Kern und mein Problem war (und ist) letztlich, dass ich mich so im Versuch „originell“ zu sein und in der Perfektion verbissen habe, dass ich mich selbst damit gelähmt habe. Obsessiv über Dingen zu verharren, bringt einen nicht voran – Lösungen für Probleme suchen und umsetzen schon. Und dieses „einfach tun“, sich damit in die Öffentlichkeit zu bringen und verletzlich für Kritik zu machen, erfordert immer wieder Selbstbewusstsein – was so manche nicht ganz extrem selbst-reflektierte Person vielleicht besser kann als (selbst-)kritische Personen, die sich in Analyse nach Analyse verrennen.

Mit diesem Text sollen offensichtliche Nachahmungen und Kopien absolut nicht ermutigt werden, sondern klar machen, dass man niemandem – am wenigsten sich selbst – hilft, wenn man sich im ständigen Vergleich mit anderen selbst Steine in den Weg legt. Denn die Kunst liegt darin sich Orientierungswerte zu suchen und verfügbares Wissen als Grundlage zu nutzen – die jeweiligen Probleme, denen man im Laufe der Umsetzung begegnet, und die verfügbaren Lösungsansätze allein werden das Projekt in eine einzigartige Richtung zu lenken. Denn Originalität bedeutet Echtheit und Eigenständigkeit, nicht „nie da gewesen“. Erst durch konkrete Überlegungen und Handlungen wachsen Projekte und Menschen.

Oder um es mal ganz unoriginell mit den Worten von Nike zu sagen: Just do it.

Hat Nike mit „Just do it“ den generischsten und gleichzeitig absolut brauchbarsten Slogan überhaupt gefunden? Höchstwahrscheinlich.